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Schatten-KI im KMU: Was Mitarbeitende in ChatGPT kopieren

Knapp jede zweite Person im Büro gibt vertrauliche Daten in KI-Tools ein. Was damit passiert und wie KMU mit wenig Aufwand die Kontrolle zurückgewinnen.

Von Yves Bornhauser

Knapp jede zweite Person in einem Deutschschweizer Büro gibt zumindest gelegentlich vertrauliche Informationen in KI-Tools ein. Mehr als ein Viertel aller befragten Personen gibt sogar kundenspezifische Daten ein. Das zeigt eine Studie, die Marketagent im Dezember 2025 im Auftrag von HP Schweiz unter 1’367 Büroangestellten durchgeführt hat.

Das Problem ist dabei nicht die Nutzung von LLMs an sich. Das Problem ist das fehlende Verständnis dafür, was mit diesen Daten passiert und wo sie landen. Dieser Beitrag schafft Klarheit und zeigt, wie Sie als KMU mit wenig Aufwand wieder die Kontrolle übernehmen.

KI ist im Büro angekommen, die Regeln noch nicht

Mehr als 88 Prozent der Befragten nutzen KI-Tools im Job, über die Hälfte sogar mindestens einmal pro Woche. Dies zeigt, dass KI mittlerweile Teil des Arbeitsalltags ist. Eingesetzt wird KI vor allem für Recherche, Texte und Übersetzungen. Genau dort landen aber auch heikle Inhalte:

  • Knapp die Hälfte gibt zumindest gelegentlich vertrauliche Informationen in KI-Tools ein.
  • Ein Drittel lädt mehrmals pro Monat interne Dokumente oder Verträge hoch.
  • Mehr als ein Viertel gibt kundenspezifische Daten ein.
  • Nur rund die Hälfte arbeitet in einem Unternehmen mit verbindlichen KI-Richtlinien.
  • Weniger als die Hälfte der Unternehmen bietet überhaupt Schulungen zu KI an.

Besonders gross ist die Lücke in kleineren Betrieben. Laut der HP-Studie sind klare Regeln in grossen Organisationen häufiger, in KMU fehlen sie oft ganz. Die AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2025 bestätigt das Bild: Nur ein Drittel der KMU, die KI einsetzen, hat eine klare Datenschutzregelung dafür. Bei Firmen mit 5 bis 9 Mitarbeitenden sind es sogar nur 23 Prozent.

Was mit Ihren Daten tatsächlich passiert

Ob die eingegebenen Inhalte für das Training von KI-Modellen verwendet werden, hängt vom Konto ab, nicht vom Tool. Bei den privaten Plänen von ChatGPT (Free, Plus und Pro) ist das Training standardmässig eingeschaltet, solange man nicht aktiv widerspricht. Bei ChatGPT Business, Enterprise und der API werden Eingaben standardmässig nicht fürs Training genutzt.

Problematisch ist, dass viele Mitarbeitende ihre privaten Accounts nutzen und gar nicht wissen, dass ihre Daten standardmässig für das Training bzw. die Verbesserung des Modells verwendet werden können. Im schlimmsten Fall könnten sensible Kundendaten dadurch in Trainingsdaten gelangen und unter bestimmten Umständen später von einem LLM wiedergegeben werden. Das könnte dazu führen, dass ein LLM mehr über ein Unternehmen oder dessen Kunden weiss, als diesen lieb ist.

Training ist aber nur ein Teil des Risikos. Wer über ein privates Konto arbeitet, gibt Firmendaten an einen US-Anbieter weiter, ohne dass zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter ein Vertrag besteht. Die Firma weiss nicht, welche Daten wo liegen, und hat keinen Zugriff, wenn eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt.


Privates Konto (Free, Plus, Pro)

Firmenkonto (Business, Enterprise)

Training mit Ihren Eingaben

standardmässig ja, abschaltbar

standardmässig nein

Vertrag zwischen Firma und Anbieter

keiner

vorhanden

Verwaltung durch die Firma

keine

Zugriffe, Aufbewahrung und Einstellungen zentral steuerbar

Wissen der Geschäftsleitung

oft keines

ja

Warum das für KMU heikel ist

Das Schweizer Datenschutzgesetz ist technologieneutral und gilt laut dem Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten direkt auch für KI-Anwendungen. Verantwortlich für die Daten bleibt Ihr Unternehmen, nicht der KI-Anbieter. Weil es bei privaten Tarifen keinen Vertrag zur Auftragsbearbeitung gibt, eignen sie sich nicht für Personendaten.

Noch heikler wird es in Branchen mit Berufsgeheimnis, etwa in Arztpraxen oder Anwaltskanzleien. Wer dort Patienten- oder Mandantendaten in ein privates KI-Konto kopiert, riskiert mehr als einen Datenschutzverstoss. Und für jedes KMU gilt: Das Vertrauen einer Kundin ist schnell weg, wenn sie erfährt, dass ihre Daten in einem privaten Chatbot gelandet sind.

Verbieten hilft nicht

2023 gaben Ingenieure von Samsung innert eines Monats mehrfach vertrauliche Daten wie Quellcode und Sitzungsprotokolle in ChatGPT ein. Der Konzern sperrte das Tool zuerst und setzte danach auf eine eigene, interne KI-Lösung.

Die Lehre für KMU: Ein Verbot treibt die Nutzung nur in private Konten und auf private Handys. Ihre Mitarbeitenden nutzen KI, weil sie damit schneller sind, und laut AXA berichten 57 Prozent der KI-nutzenden KMU von Zeitgewinnen. Etwas, das gerne genutzt wird, sollte man nicht verbieten, sondern den Umgang damit reglementieren. Die Frage ist also nicht ob, sondern mit welchem Tool und nach welchen Regeln.

Fünf Schritte, mit denen Sie die Kontrolle zurückgewinnen

  1. Bestandsaufnahme machen. Fragen Sie offen und ohne Vorwürfe, wer welche KI-Tools wofür nutzt, gerne auch anonym. Im Fokus sollte stehen, wie KI heute tatsächlich genutzt wird, ohne einzelne Mitarbeitende für ihr Unwissen anzugreifen. Nur was Sie kennen, können Sie regeln.
  2. Sofort das Training abschalten. Wer vorerst private Konten nutzt, schaltet unter Einstellungen › Data Controls die Option «Improve the model for everyone» aus. Für einzelne heikle Anfragen gibt es den temporären Chat, der nicht fürs Training verwendet wird. Das ist eine Notlösung und ersetzt keinen Vertrag.
  3. Ein offizielles Tool bereitstellen. Etwa ein Firmenkonto mit Vertrag zur Datenbearbeitung oder einen Anbieter mit Datenhaltung in der Schweiz. Das offizielle Tool muss mindestens so gut sein wie das private, sonst wird es nicht genutzt.
  4. Eine einseitige KI-Richtlinie schreiben. Keine 30 Seiten, sondern eine klare Ampel:
    Grün: öffentliche Informationen, allgemeine Texte, anonymisierte Inhalte.
    Gelb: interne Dokumente und Kundendaten, nur im offiziellen Firmentool.
    Rot: Gesundheitsdaten, Passwörter und Zugangsdaten, nie.
  5. Kurz schulen. Eine Stunde reicht für den Anfang: was die Richtlinie sagt, wie man Texte vor der Eingabe anonymisiert und warum das wichtig ist. Eine Richtlinie, die niemand kennt, schützt nicht.

Fazit

KI ist in Schweizer KMU längst Alltag, oft nur unsichtbar. Wer jetzt ein offizielles Tool, eine einseitige Richtlinie und eine Stunde Schulung einführt, macht aus einem Risiko einen Produktivitätsgewinn.

Bei neovex begleiten wir KMU genau dabei. Und wir gehen gerne einen Schritt weiter: Gemeinsam mit Ihnen schauen wir, wo KI in Ihrem Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden kann. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.

Quellen

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